Ban Mai School

Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin Trường THCS Ban Mai

Được viết: Thứ ba, 20-10-2020

Nội dung

  1. Lời nói đầu
  2. Mục đích của Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin
  3. Sơ lược về Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin của Nhà trường
  4. Phạm vi của Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin
  5. Kỳ vọng từ Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin
  6. Đưa ra phản ánh thông tin cho Nhà trường

1. LỜI NÓI ĐẦU

Tại trường THCS Ban Mai, chúng tôi rất nghiêm túc trong việc giải quyết các ý kiến và phản ánh thông tin với mục đích mang lại quyền lợi tốt nhất cho tất cả học sinh và cha mẹ học sinh. Khi có ý kiến cần đóng góp, học sinh và cha mẹ học sinh được khuyến khích nên trao đổi với nhà trường sớm nhất có thể. Khi được giải quyết sớm, vấn đề sẽ dễ được giải quyết thoả đáng, tránh đem lại sự bất mãn không cần thiết.

Nhiều vấn đề có thể được giải quyết một cách đơn giản thông qua việc trao đổi với giáo viên chủ nhiệm hay các nhân viên trong Nhà trường. Việc giao tiếp cởi mở và thường xuyên giữa Nhà trường, cha mẹ học sinhvà học sinh đóng vai trò quan trọng giúp quản lý Nhà trường hiệu quả. Vì vậy, Nhà trường khuyến khích việc giao tiếp và trao đổi cởi mở giữa cha mẹ học sinhvà học sinh với nhân viên và giáo viên trong trường.

Nếu Cha Mẹ học sinh hay học sinh có bất đề gì cần chia sẻ, vui lòng trao đổi với Giáo viên chủ nhiệm, hoặc gọi điện đến số Hotline của Nhà trường: 0906190468 để thông tin được cập nhật kịp thời. Trong trường hợp cần can thiệp, hỗ trợ khẩn, Thầy Cô Tổ trưởng Tổ chuyên môn và Ban Giám hiệu Nhà trường luôn sẵn sàng đồng hành để giải quyết các vấn đề nhanh nhất có thể.

2. CÁC THỦ TỤC TIẾP NHẬN VÀ PHẢN ÁNH THÔNG TIN

            Khi giải quyết các phản ánh thông tin của CMHS, nhà trường sẽ:

  • Khuyến khích giải quyết tất cả các vấn đề một cách nhanh chóng nhất.
  • Cung cấp câu trả lời kịp thời cho các mối bận tâm và phản ánh thông tin
  • Thông báo cho cha mẹ học sinh về sự tiến bộ của học sinh.
  • Đảm bảo thông tin hai chiều, đầy đủ và công bằng về phán ánh của Cha mẹ và học sinh
  • Coi trọng quyền lợi và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.
  • Tôn trọng tính bảo mật.
  • Giải quyết các vấn đề phản ánh một cách triệt để và hiệu quả.
  • Đưa ra các hành động phù hợp để khắc phục vấn đề và ngăn chặn vấn đề lặp lại.
  • Rút kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình làm việc trong Nhà trường.

3. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ PHẢN ÁNH THÔNG TIN TẠI NHÀ TRƯỜNG

Quy trình này có sẵn trên trang web của Nhà trường hoặc sẽ được Nhà trường cung cấp theo yêu cầu.

Quy trình có thể được trình bày ngắn gọn như sau:

 

 

Hình 1: Quy trình tiếp nhận và phản ánh thông tin

3.1. Giai đoạn Một

  • Đưa ra vấn đề phản ánh thông tin theo Mẫu đơn (Mẫu đơn có sẵn trên trang web của Nhà trường và bản in tại Bộ phận lễ tân) và gửi cho bộ phận Lễ tân.

Đơn phản ánh thông tin sẽ được tiếp nhận ngay lập tức thông qua bộ phận Lễ tân và chuyển đến Ban Giám Hiệu. Nhà trường sẽ phản hồi trong vòng tối đa 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại. Phản hồi sẽ được Ban giám hiệu đưa ra bằng văn bản và sẽ nêu rõ lý do về việc phản ánh này có được giải quyết, giải quyết một phần hoặc không được giải quyết.

Nếu cha mẹ học sinh mong muốn trao đổi với đại diện Nhà trường, bộ phận Thư ký Hội đồng sẽ sắp xếp lịch và thông báo trong vòng 5 ngày làm việc của trường kể từ khi nhận được thông tin.

  • Nếu mục đích của cuộc họp là giải quyết một vấn đề liên quan đến học tập, các giáo viên hoặc cán bộ phụ trách học thuật của Nhà trường sẽ tổ chức cuộc họp.
  • Nếu mục đích của cuộc họp là giải quyết một vấn đề nằm ngoài phạm vi công việc của giáo viên và cán bộ phụ trách học thuật, thì thông tin phản ánh sẽ được chuyển sang Giai đoạn Hai.

3.2. Giai đoạn Hai

Khi các thông tin phản ánh nằm ngoài phạm vi công việc của giáo viên và cán bộ phụ trách học thuật, các khiếu nại sẽ được Ban Giám hiệu chuyển cho Trưởng các bộ phận liên quan để giải quyết. Các vấn đề ngoài phạm vi công việc của giáo viên và cán bộ phụ trách học thuật bao gồm cơ sở vật chất và thiết bị trường học, chính sách tài chính, chính sách nhập học và chương trình ngoại khóa.

Nhà trường sẽ phản hồi trong vòng tối đa 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin phản ánh. Phản hồi sẽ được Ban giám hiệu đưa ra bằng văn bản và sẽ nêu rõ lý do về việc phản ánh này có được giải quyết, giải quyết một phần hoặc không được giải quyết.

Nếu cha mẹ học sinh mong muốn trao đổi với đại diện Nhà trường, bộ phận Thư ký Hội đồng sẽ sắp xếp lịch và thông báo trong vòng 5 ngày làm việc của trường kể từ khi nhận được thông tin. Cuộc họp sẽ do Trưởng Bộ phận và nhân viên các Bộ phận liên quan có liên quan tổ chức.

Lưu ý: Các khung thời gian này có thể sẽ được xem xét và điều chỉnh nếu thông tin phản ánh diễn ra trong thời gian nghỉ học.

Nếu Cha mẹ học sinh phản ánh vẫn không hài lòng với kết quả giải quyết tại Giai đoạn Một và Hai, thông tin phản ánh sẽ được chuyển sang Giai đoạn Ba do Ban Giám hiệu Nhà trường trực tiếp giải quyết.

3.3. Giai đoạn Ba

Nếu thông tin phản ánh không được giải quyết sau Giai đoạn Một và Giai đoạn Hai, khiếu nại sẽ ngay lập tức được chuyển lại về Ban Giám Hiệu Nhà trường. Ban Giám Hiệu sẽ rà soát vấn đề và đưa ra câu trả lời cuối cùng trong vòng 5 ngày làm việc dưới dạng văn bản kể từ ngày nhận được thông tin phản ánh sau Giai đoạn Một và Hai.

Nếu cha mẹ học sinh mong muốn trao đổi với đại diện Nhà trường, bộ phận Thư ký Hội đồng sẽ sắp xếp lịch và thông báo trong vòng 5 ngày làm việc của trường kể từ khi nhận được thông tin. Cuộc họp sẽ do các thành viên Ban Giám Hiệu, Trưởng các bộ phận, giáo viên và nhân viên Nhà trường có liên quan tổ chức.

Lưu ý: Các khung thời gian này có thể sẽ được xem xét và điều chỉnh nếu các thông tin phản ánh diễn ra trong thời gian nghỉ học.

4. PHẠM VI QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ PHẢN ÁNH THÔNG TIN

4.1 Cách thức quản lý tiếp nhận và phản ánh thông tin

Quy trình phản ánh thông tin quy định cách thức quản lý những biểu hiện không hài lòng liên quan tới Nhà trường. Bằng cách xem xét các vấn đề một cách nghiêm túc trong thời gian sớm nhất, Nhà trường kỳ vọng các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Ban Giám Hiệu sẽ đưa ra quy trình phù hợp để giải quyết từng vấn đề được phản ánh. Dưới đây là danh sách những nội dung phản ánh thường gặp và bộ phận phụ trách tương ứng:

 

Vấn đề

Bộ phận phụ trách

Tuyển sinh

Bộ phận Tuyển sinh

Yêu cầu/phản hồi về học tập

Giáo viên chủ nhiệm.

- Nhu cầu Giáo dục Đặc biệt (Sức khoẻ tinh thần, sức khỏe cảm xúc và các nhu cầu khác)

- Bảo vệ trẻ em / Bảo vệ an toàn

Bộ phận Tham vấn học đường

Phát triển trường học / Đề xuất kinh doanh

Ban Giám Hiệu

Yêu cầu cơ sở vật chất;

Bộ phận Cơ sở vật chất và kế toán

Dịch vụ giáo dục ( Bán trú; Bữa ăn học đường; School bus)

Ban Giám Hiệu

 

4.2 Những thông tin phản ánh chưa xác đáng

Thông thường nhà trường sẽ không điều tra các khiếu nại nặc danh, trừ khi vấn đề được Ban Giám Hiệu đánh giá là nghiêm trọng. Việc quyết định có hay không giải quyết các thông tin phản ánh đó sẽ do Ban Giám Hiệu cần nhắc và đưa ra quyết định.

  1. KỲ VỌNG TỪ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN PHẢN ÁNH THÔNG TIN

5.1. Quyền của người phản ánh thông tin

Khi giải quyết vấn đề được phản ánh, Nhà trường sẽ đảm bảo;

  • Đối xử công bằng
  • Lịch sự
  • Phản hồi kịp thời
  • Lời khuyên chính xác
  • Tôn trọng quyền riêng tư - các thông tin khiếu nại sẽ được bảo mật một cách tối đa
  • Lý do rõ ràng cho các quyết định

5.2. Trách nhiệm của người phản ánh thông tin

Khi phản ánh thông tin, người cung cấp thông tin cần:

  • Đưa ra các vấn đề một cách kịp thời
  • Đối xử với nhân sự của Nhà trường một cách tôn trọng và lịch sự
  • Cung cấp thông tin về các vấn đề được nêu ra một cách chính xác và ngắn gọn
  • Sử dụng đầy đủ các quy trình ở các cấp độ thích hợp

5.3. Khung thời gian

Khi các thông tin phản ánh được đưa ra với Ban Giám Hiệu, giáo viên hoặc nhân viên Nhà trường, phản hồi từ phía Nhà trường sẽ được đưa ra trong cuộc họp với nhà trường hoặc trong một khung thời gian đã được ấn định.

Giai đoạn 1 – Thông tin phản ánh được tiếp nhận ngay lập tức bởi bộ phận lễ tân, phản hồi cho khiếu nại sẽ được đưa ra trong vòng 5 ngày làm việc của Nhà trường.

Giai đoạn 2 - Thông tin phản ánh được tiếp nhận ngay lập tức bởi bộ phận lễ tân, phản hồi cho khiếu nại sẽ được đưa ra trong vòng 5 ngày làm việc của Nhà trường.

Giai đoạn 3 - Thông tin phản ánh ngay lập tức được chuyển lại cho Ban Giám Hiệu nếu không đưa ra được kết luận phù hợp sau Giai đoạn 1 hoặc Giai đoạn 2. Phản hồi từ Ban Giám Hiệu sẽ được đưa ra trong vòng 5 ngày làm việc của trường.

Nếu vì những lý do bất khả kháng mà việc xem xét đơn phản ánh mất nhiều thời gian hơn dự kiến, người phản ánh sẽ được thông báo về mốc thời gian mới sau điều chỉnh và được cập nhật liên tục về tiến độ giải quyết vấn đề.

Lưu ý: Các khung thời gian này có thể sẽ được xem xét và điều chỉnh nếu các thông tin phản ánh diễn ra trong thời gian nghỉ học.

5.4. Bình đẳng

Nhà trường yêu cầu các thông tin được phản ánh tới các bộ phận trong Nhà trường phải được thực hiện bằng văn bản hoặc email để Nhà trường thực hiện lưu thông tin. Trong trường hợp gặp khó khăn, vui lòng liên hệ với Nhà trường để được hỗ trợ trong quá trình phán ánh thông tin.

  1. ĐƯA RA PHẢN ÁNH

Các bước đưa ra vấn đề cần phản ánh:

  • Tải mẫu đơn phản ánh thông tin từ http: //www.banmaischool.com / ..
  • Tải mẫu đơn phản ánh thông tin từ : https://www.facebook.com/banmaischool.thcs.thpt
  • Điền vào Đơn theo mẫu tại: https://drive.google.com/file/d/1uk042U0YZEmeDVkhyLJOTQ8lLnQEChDf/view?usp=sharing
  • Liên hệ với bộ phận lễ tân - gửi qua email hoặc trực tiếp

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Liên hệ

1. Trường Mầm non - Tiểu học Ban Mai

Địa chỉ: Lô NT02 - Khu ĐT Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội

2. Trường THCS - THPT Ban Mai

Địa chỉ: Lô TH4 khu đô thị Văn Phú - P. Phú La - Hà Đông